Als u een vaste kostenvergoeding aan werknemers betaalt, is het belangrijk om die vergoeding goed te onderbouwen, blijkt uit een recente uitspraak van het gerechtshof Den Haag.
Een werkgever mag een vaste kostenvergoeding onder voorwaarden onbelast betalen aan werknemers. In hoger beroep is in geschil of, en zo ja, in hoeverre de in 2015 ontvangen ‘per dag vergoeding’ onbelast is. In het bijzonder draaide het daarbij om de vraag of, en zo ja, in hoeverre sprake is van een gerichte vrijstelling. De werknemer vindt van wel, de inspecteur van de Belastingdienst niet.
Wat was de situatie?
Een werknemer kreeg van zijn buitenlandse werkgever een bedrag van € 4,60, een dagvergoeding voor verblijfkosten (eten, drinken en overnachtingen) die tijdens de dienst buiten zijn vaste arbeidsplaats in het buitenland worden gemaakt.
De werknemer vond dat het bedrag belastingvrij moest blijven, omdat er een gerichte vrijstelling geldt voor verblijfkosten. De Belastingdienst ontkende niet dat voor verblijfkosten een gerichte vrijstelling bestaat, maar stelde zich op het standpunt dat het hier om een vaste vergoeding ging.
Voor een vaste vergoeding geldt dat deze alleen onbelast kan blijven als voorafgaand aan de betaling een onderzoek is ingesteld naar de werkelijk gemaakte kosten. Het Hof oordeelde in hoger beroep dat dit inderdaad een voorwaarde is voor het mogen betalen van een onbelaste vaste vergoeding en dat daar in deze casus geen sprake is geweest. Het Hof stelde de Belastingdienst dus in het gelijk.
Oordeel Hof
De werknemer heeft erkend dat de werkgever geen onderzoek heeft gedaan naar de werkelijke kosten, die aan de dagelijkse vergoeding ten grondslag liggen. Hij verwijst in dit kader naar een door hem overlegd overzicht getiteld ‘Worldwide Subsistence Rates (effective from 1 january 2010)’ dat, naar hij stelt, betrekking heeft op steden waarop zijn werkgever vliegt.
Wat oordeelde het Hof?
Naar het oordeel van het Hof is met dit overzicht niet voldaan aan de voorwaarde dat aan de dagelijkse vergoeding een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Het overzicht is qua aard van de kosten en tijdspanne te algemeen en bevat bovendien kosten die niet tot de dagvergoeding van de werkgever behoren, zoals hotelkosten. Op grond van dit overzicht kan niet worden vastgesteld welke kosten aan belanghebbende worden vergoed en of de hoogte van de vergoeding gebruikelijk is.
Bij gebrek aan dit onderzoek is de gerichte vrijstelling op grond van artikel 31a, lid 3, Wet LB niet van toepassing. De vraag of aan de voorwaarde van het gebruikelijkheidscriterium is voldaan, behoeft derhalve geen beantwoording, zo dit zonder onderzoek al mogelijk zou zijn.
Alhoewel deze uitspraak is vastgesteld voor de inkomstenbelasting, zijn de voorwaarden en de systematiek voor de loonheffingen identiek.
Onbelaste vergoeding
Als een werkgever een belastingvrije vaste vergoeding wil betalen aan zijn medewerkers, zijn er de volgende mogelijkheden om deze vergoeding ‘netto’ (belastingvrij) te betalen.
1 Vrije ruimte WKR
De meest eenvoudige manier is om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Daarmee is de vergoeding voor de werknemer belastingvrij en ook voor de werkgever blijft de vergoeding zonder fiscale gevolgen, mits op jaarbasis de grens van de vrije ruimte die de werkgever in totaal heeft niet wordt overschreden. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever hier 80 procent eindheffing over.
Gebruikelijkheidstoets
Een bijkomende voorwaarde – die altijd geldt bij het aanwijzen van loon als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte – is dat het niet ongebruikelijk is om dergelijke vergoedingen via de vrije ruimte (dus netto) te betalen: de gebruikelijkheidstoets.
Voor de gebruikelijkheidstoets hanteert de Belastingdienst in de praktijk het beleid dat hieraan wordt voldaan als maximaal € 2.400 per persoon per jaar als eindheffingsbestanddeel wordt aangewezen. Dat betekent dat een werknemer op deze manier € 200 per maand zou kunnen ontvangen zonder in strijd te komen met deze gebruikelijkheidstoets.
2 Gerichte vrijstelling
Wat meer uitvoerig, maar uiteindelijk wel fiscaal optimaler, is om gebruik te maken van een afzonderlijke vrijstelling die in de Wet op de loonbelasting 1964 staat. Zo bestaan er vrijstellingen voor reiskosten, verblijfskosten, extraterritoriale kosten (ET-kosten), telefoonkosten, kosten voor gereedschappen, et cetera.
Als aan de voorwaarden van zo’n gerichte vrijstelling wordt voldaan, kan de werkgever dergelijke kosten belastingvrij betalen en gaat zo’n vergoeding verder ook niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR. Hierbij is het belangrijk dat aantoonbaar is dat de kosten gemaakt zijn, bijvoorbeeld doordat de werknemer een kostendeclaratie met bonnetje indient.
Kostenonderzoek vooraf
Als een werkgever talloze losse declaraties wil voorkomen, kan de werkgever ook een vast bedrag vergoeden, bijvoorbeeld per gewerkte dag of per week of maand.
In de Wet op de loonbelasting 1964 is bepaald dat zo’n vaste kostenvergoeding mogelijk is onder de voorwaarde dat voorafgaand aan de betaling, een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de werkelijk gemaakte kosten. Er gelden geen harde eisen waaraan zo’n onderzoek moet voldoen, maar een onderzoek van drie maanden wordt als uitgangspunt genomen.
Werknemers bewaren gedurende die periode bonnetjes en dergelijke van hun uitgaven, die dienen als onderbouwing van de vaste vergoeding. Het is verder ook belangrijk dat de vaste vergoeding gespecificeerd is naar aard (welke kosten) en hoogte (welke bedragen).
Met het uitvoeren van een dergelijk kostenonderzoek is het mogelijk om een belastingvrije vergoeding te betalen.
Vaste vergoeding volgens cao
In cao’s staan vaak ook vaste vergoedingen waarop de werknemers recht hebben. Dit betekent niet dat daarmee de vergoeding automatisch belastingvrij kan worden betaald. Ook voor zulke cao-vergoedingen is een fiscaal correcte onderbouwing nodig.
Heeft u vragen? Neem contact met ons op voor aanvullende informatie.
Bron: Mazars en Accountancy Vanmorgen
