Uren bijhouden is niet het leukste klusje. Toch is het heel verstandig een urenadministratie te voeren. Het biedt u inzicht in uw tijdsbesteding en bij voldoende uren komt u in aanmerking voor een aantal belangrijke belastingvoordelen. Hoe zit dit precies? Waarom is een urenadministratie belangrijk en hoe pakt u dit nu aan, zonder dat het al teveel tijd kost? We zetten de belangrijkste informatie voor u op een rij.
Wat is een urenadministratie?
Een urenadministratie is het bijhouden van het aantal uren dat u in uw onderneming steekt. De urenadministratie geeft u inzicht in hoeveel tijd u besteedt aan welke bedrijfsactiviteiten.
Waarom is een urenadministratie belangrijk?
Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht, maar wel heel verstandig. Het geeft u inzicht in uw tijdsbesteding, waardoor u zich beter kunt verantwoorden naar klanten of opdrachtgevers. Ook helpt het u uw kostprijs of uurtarief beter te bepalen.
Naast deze voordelen biedt een urenadministratie ook fiscale voordelen. Het registreren van (voldoende) uren ‘bewijst’ namelijk dat u echt ondernemer bent en geen hobbyist. U komt dan voor verschillende fiscale voordelen in aanmerking. Voordelen, die de winst ten goede komen en waardoor er minder inkomstenbelasting hoeft te worden betaald. Deze voordelen gelden niet als de rechtsvorm een BV is. Dan heeft u namelijk te maken met vennootschapsbelasting.
Om ervoor te zorgen dat alleen ‘echte’ ondernemers profiteren van deze voordelen heeft de Belastingdienst onder andere het urencriterium bepaald. Dit betekent dat u minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan uw onderneming moet besteden.
Het urencriterium
Het urencriterium is 1.225 uur per kalenderjaar. Dit komt neer op zo’n 25 uur per week. Haalt u die 1.225 uren niet? Dan kunt u wel ondernemer zijn, maar geen zelfstandigenaftrek en startersaftrek toepassen.
Voor het urencriterium gelden alle uren die u voor uw onderneming maakt. Denk hierbij aan het werven van klanten, de administratie bijwerken of het volgen van trainingen. Het gaat erom dat u aannemelijk maakt dat de uren in verhouding staan tot de activiteiten, die u verricht.
Voorbeeld: Op jaarbasis 700 uur besteden aan uw administratie is niet realistisch. Het is namelijk meer dan de helft van de totale 1.225 uur. U leest meer over het urencriterium op de website van de Belastingdienst.
Wat als u gedurende een kalenderjaar uw bedrijf start?
Stel dat u op 1 mei of 1 augustus uw bedrijf start. Dan nog moet u minimaal 1.225 uur aan uw onderneming besteden. U kunt de uren dus niet naar rato tellen. U zult in de resterende maanden dus alsnog 1.225 uur moeten maken om in aanmerking te komen voor de fiscale voordelen.
Urencriterium versoepeld
Komt u door de coronacrisis tussen begin maart en eind september niet aan het urencriterium van 25 uur per week (1.225 uur per jaar)? Dan mag u er tijdelijk vanuit gaan, dat u het urencriterium toch gehaald hebt, ook als dat in werkelijkheid niet het geval is. Op die manier kunt u toch gebruik maken van de ondernemersfaciliteiten (onder andere zelfstandigenaftrek, de meewerkaftrek en de oudedagsreserve). Door het urencriterium te versoepelen kan worden voorkomen, dat u door de coronacrisis geen recht meer hebt op aftrek.
De maatregel wordt ook toepasbaar voor seizoensafhankelijke branches als de horeca en de festivalbranche. Ondernemers in die branche mogen uitgaan van het aantal gewerkte uren in de piekperiodes van andere jaren.
Ook het urencriterium bij (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid van 16 uur per week of 800 uur per jaar is versoepeld. De Belastingdienst gaat ervan uit dat ondernemers in deze categorie 16 uur per week aan hun onderneming hebben besteed.
Een goede urenadministratie voeren
U begint met het bijhouden van een administratie, zodra u bedacht heeft om een bedrijf te starten. De uren die gemaakt worden in de voorbereiding, worden alvast geregistreerd, ook als de onderneming nog niet is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Als u het bedrijf in augustus inschrijft bij de KVK, dan tellen de uren die u hebt gemaakt ter voorbereiding namelijk mee. Het zijn uren, die u maakt om tot uw onderneming te komen.
Welke uren mag u meetellen?
U mag alle uren meetellen, die u voor uw onderneming maakt. Als fulltime ondernemer hoeft u zich vaak geen zorgen te maken over het aantal uren. Als parttime ondernemer blijkt dit een grotere uitdaging. Registreer in ieder geval altijd alle indirecte én directe uren. Elk uur dat u declareert aan uw klant valt onder directe uren. Indirecte uren zijn de uren, die u maakt ter voorbereiding en onderhoud of verzorging van uw product, voor opleidingen of cursussen, het werven van klanten en het bedenken en uitwerken van nieuwe ideeën.
Bron: Belastingdienst en Kamer van Koophandel
