In het Belastingplan 2022 is een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling opgenomen voor de vergoeding van bepaalde thuiswerkkosten.
Thuiswerken is mede door corona veel meer dan voorheen gebruikelijk geworden. Veel werkgevers hebben aangegeven een vergoeding aan de werknemer te willen geven voor de extra kosten verbonden aan het thuiswerken. Met de in het wetsvoorstel Belastingplan 2022 opgenomen gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling, is het vanaf 1 januari 2022 mogelijk dat de werkgever deze vergoeding vrij van loonheffingen kan toekennen.
In het kort:
Om werkgevers de mogelijkheid te bieden hun werknemers te vergoeden voor kosten door het thuiswerken, stelt het kabinet het volgende voor:
- Het kabinet stelt de vergoeding vast op maximaal € 2 per thuisgewerkte dag of deel daarvan.
- De werkgever hoeft geen loonheffing te betalen voor deze thuiswerkvergoeding.
- Ook blijft een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bestaan. Deze bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer.
- De werkgever kan per dag óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding geven.
Vaste afspraken – vaste vergoeding
De werknemer en werkgever kunnen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Zo hoeft de werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding hij toekent. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.
Sommige werknemers zullen een deel van de dag thuiswerken en het andere deel op kantoor. Dan kiest de werkgever of hij voor die werkdag de onbelaste reiskostenvergoeding geeft, of de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding. Beide kan niet.
Nibud: 2 euro per dag
Aan het Nibud is gevraagd wat een reëel bedrag is als vergoeding voor de extra kosten die een werknemer maakt vanwege het thuiswerken. Het Nibud heeft in augustus 2021 het onderzoek afgerond en is tot de conclusie gekomen dat die extra kosten gemiddeld € 2 per thuisgewerkte dag bedragen. De kosten die het Nibud in het onderzoek heeft meegenomen zien op extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.
Het kabinet neemt de vaststelling door het Nibud over en stelt voor uit te gaan van een vrijstelling voor een forfaitair bedrag van maximaal € 2 per thuisgewerkte dag of deel daarvan.
Voor de kosten verbonden aan het inrichten van een werkplek thuis, met inbegrip van bureaustoel en bijvoorbeeld een computer en mobiele telefoon, bestaan al gerichte vrijstellingen. Deze bieden de werkgever ook nu al de mogelijkheid deze kosten vrij van loonheffingen te vergoeden.
Reiskosten- óf thuiswerkkostenvergoeding
Voor één werkdag kan niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek van toepassing zijn. De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per thuiswerkdag kan weliswaar ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Maar als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de vaste werkplek werkt, kan dus maar één van de vrijstellingen worden toegepast.
In dat geval heeft de werkgever de keuze om of de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding, of de gerichte vrijstelling voor reiskosten voor het woon-werkverkeer toe te passen.
Beide vrijstellingen bij zakelijke reis
Het is wel mogelijk dat op een dag waarop deels wordt thuisgewerkt en ook wordt gereisd naar een andere plek dan de vaste werkplek – dus een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer – zowel de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding wordt toegepast.
Hiermee wordt de regeling praktisch en uitvoerbaar gehouden voor werkgevers en werknemers die al dan niet regelmatig zakelijke reizen, niet zijnde woon-werkverkeer, maken. Dit betekent bijvoorbeeld dat een werkgever de door een werknemer gereisde kilometers van een klantbezoek onbelast kan vergoeden op declaratiebasis als de werknemer deze reis vanuit zijn thuiswerkplek maakt, zonder dat hiervoor de (vaste) thuiswerkkostenvergoeding hoeft te worden aangepast.
Hoeveel dagen thuiswerken?
In de praktijk zullen werkgevers en werknemers afspraken maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken kunnen de basis vormen voor de vaststelling van de door de werkgever onbelast te vergoeden kosten voor zowel de reiskosten voor het woon-werkverkeer als de thuiswerkkostenvergoeding.
Vaste vergoeding
Als de werkgever en de werknemer bijvoorbeeld afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, kan de werkgever op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. Daarmee wordt voorkomen dat elke reisdag en/of thuiswerkdag afzonderlijk moet worden geadministreerd of moet worden gedeclareerd.
128-dagenregeling
Een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding thuiswerken en werken op een vaste werkplek hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vaste vergoeding. Dit volgt uit de 128-dagenregeling. Bij een meer structurele wijziging in de afspraken moet de vaste vergoeding wel worden aangepast. Als een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist (woon-werkverkeer), mag de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste werkplek reist.
Vergelijkbare regeling
Voorgesteld wordt om een vergelijkbare regeling te introduceren voor de thuiswerkkostenvergoeding. De combinatie van beide regelingen maakt het mogelijk om bij incidentele wijzigingen in het reis- of thuiswerkpatroon de vaste vergoeding ongewijzigd te laten voortduren. De 128-dagenregeling zoals deze van kracht was voor de vaste reiskostenvergoeding wordt wel aangepast.
Onbelaste reiskostenvergoeding
De 128-dagenregeling maakt het sinds 2009 mogelijk dat als de werknemer bijvoorbeeld op minimaal drie werkdagen van de week naar zijn vaste werkplek reist en de andere twee werkdagen thuiswerkt, hij voor die twee thuiswerkdagen de onbelaste reiskostenvergoeding behoudt. Omdat destijds niet was voorzien in een specifieke vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding droeg deze regeling bij aan het stimuleren van thuiswerken.
Stimuleringsregeling overbodig
De introductie van een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding maakt deze stimuleringsregeling overbodig. Het ongewijzigd handhaven van de stimuleringsregeling zou ook betekenen dat voor een thuiswerkdag in plaats van de daarvoor voorziene vergoeding van maximaal € 2 per dag een vergoeding zou worden gegeven die feitelijk losstaat van de meerkosten verbonden aan het thuiswerken.
Deze vergoeding is ook nog eens afhankelijk van de afstand woon-werkverkeer. Dat leidt voor verschillende werknemers tot verschillende vergoedingen terwijl de meerkosten van het thuiswerken voor deze werknemers gemiddeld gelijk zijn.
Pro rata toepassen
Daarom wordt voorgesteld de 128-dagenregeling, zowel ten aanzien van de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer als voor de thuiswerkkostenvergoeding, pro rata toe te passen als structureel (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt.
In het artikelsgewijze deel van de memorie van toelichting wordt dit nader toegelicht en zijn enkele voorbeelden uitgewerkt om dit te verduidelijken.
Heeft u vragen? Neem contact met ons op voor aanvullende informatie.
Bron: Accountancy Vanmorgen
